Conceptos básicos de ayudas y subvenciones para startups y autónomos nuevos

Recibir dinero como regalo parece una gran cosa a primera vista. Pero en una inspección más cercana, resulta que ciertas condiciones están asociadas a las subvenciones. Por ejemplo, no puedes simplemente gastar el dinero a voluntad, sino que debes demostrar al céntimo exactamente lo que has comprado en detalle. La subvencionabilidad del gasto depende de las normas explícitas de dicha subvención.

Lo que debes saber sobre las subvenciones, así como algunos consejos y trucos se pueden encontrar ahora.

No realices un pedido o hagas nada antes de la aprobación de la financiación

Las directrices establecen regularmente que solo se financian los proyectos que aún no han comenzado. La definición del inicio del proyecto juega un papel decisivo. Esta no es la ceremonia de inauguración. Más bien, se trata de algo completamente diferente: la gran mayoría de las autoridades de financiación consideran que un proyecto ha comenzado tan pronto como se ha celebrado un contrato vinculante de suministro o servicio. La fecha en este documento es la fecha oficial de inicio del proyecto.

Puedes y debes obtener ofertas antes de comenzar y aclarar las posibilidades de cooperación con socios cooperantes, futuros empleados u otras partes involucradas. Pero no se te permite celebrar un contrato vinculante bajo ninguna circunstancia, al menos no para la gran mayoría de los programas de subvenciones. Hay excepciones que no siguen ninguna regla en particular. Por lo tanto, debes estudiar cuidadosamente las pautas del programa de subvenciones específico y verificarlas en consecuencia. Si no encuentras ninguna información, no lo dejes así, sino llama a la oficina responsable. Pregunta qué clasifica la agencia de financiación como el inicio del proyecto y pregunta si puede comenzar antes de que se haya hecho un posible compromiso. De esta manera, evitas un criterio de eliminación que los excluye sin piedad del fondo de financiación.

Importante: Tal y como afirman los expertos  en ayudas de kit digital para empresas  de Avalon Subvenciones, algunos programas permiten el inicio entre la recepción confirmada de la solicitud (luego recibirás un correo electrónico o una carta de la agencia de financiamiento) y la confirmación de financiación por escrito. Sin embargo, si comienzas dentro de esta zona gris, asumes el 100% del riesgo en caso de rechazo.

Primero gastar, luego cobrar

El titular suena contradictorio, pero este es exactamente el principio según el cual funcionan la mayoría de los subsidios. Antes de recibir el dinero de la agencia de financiación, primero debes gastar algo. Hay varias razones para esto. Por un lado, las subvenciones se pagan sobre la base de la llamada base imponible. La base imponible consiste en los costes/inversiones subvencionables. Para generar una base imponible, primero se deben producir los costos. Sobre esta base, se calcula y paga el importe de la subvención.

Aquí hay un ejemplo: sobre un proceso típico:

Una empresa quiere invertir dinero en la instalación de un sistema de aire acondicionado. Para ello, le gustaría solicitar subvenciones para sistemas de refrigeración y aire acondicionado.

1. El primer paso es obtener una cotización. Esto debe cumplir esencialmente con las especificaciones técnicas establecidas en el programa de financiación. En caso de duda, los solicitantes llaman a la gestoría o extensión del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo con la presente oferta y preguntan si el sistema de aire acondicionado ofrecido es realmente elegible para la financiación. Si es así, va al paso 2.
2. Envías la solicitud y esperas la aprobación de la financiación. Atención: Pueden pasar semanas o meses hasta que esto esté disponible. El compromiso de financiación contiene la información sobre el monto de la subvención, en nuestro ejemplo debe ser del 30%.
3. Solo cuando se haya recibido el compromiso, se puede realizar el pedido para la instalación del sistema de aire acondicionado.
4. La empresa encargada instala el aire acondicionado y escribe la factura, el importe ejemplar de la factura asciende a 30.000 € netos. El IVA no es elegible como un artículo de paso.
5. La factura debe ser pagada de manera verificable. El beneficiario de la subvención envía a la autoridad la factura, el comprobante de pago (= extracto bancario) y otros formularios que deben completarse específicamente.
6. Después de verificar los documentos contables (= prueba de uso) y, si es necesario, aclarar las discrepancias, la autoridad de financiación paga la subvención del 30% (= € 9,000).

Atención: Si, por ejemplo, el beneficiario de la subvención hubiera obtenido un descuento del 3% y hubiera pagado solo 29.100 € netos, la subvención habría caído a 8.730 €.

En vacaciones, los trámites se paran

Los empleados de una autoridad de financiación también son humanos. Se van de vacaciones, celebran la Navidad y no están disponibles durante las vacaciones. Especialmente el cambio de año siempre causa disgusto entre los beneficiarios de las subvenciones. Esto no solo se debe a la gran cantidad de vacaciones y empleados ausentes en el período entre los años, sino también a una peculiaridad específica de la promoción:

Los programas de subvenciones de gran volumen, como la «tarea conjunta», están sujetos a un cierto ritmo. Cada año, los organismos de financiación deben llevar a cabo la llamada evaluación. Esto significa que entre mediados de octubre y finales de marzo, están ocupados haciendo un cheque en efectivo. Determinan qué proyectos han recibido cuánto dinero, qué tan altas son las subvenciones restantes pendientes, qué solicitudes están en espera y qué tan alto es su volumen: comparan si hay suficiente dinero para que todos puedan continuar trabajando sobre esta base en el año siguiente.

Todo esto cuesta mucho tiempo y vincula a los trabajadores de la agencia de financiación. Para ti, esto significa que los fondos solicitados pueden no llegar a tu cuenta a la tasa habitual, y que tienes que esperar una cierta cantidad de tiempo para el dinero. Prepárate para esto proporcionando financiamiento provisional o posponiendo los pasos planificados del proyecto si es posible.

No todos los subsidios valen la pena: vigila la rentabilidad

Obtener subvenciones está muy bien, pero si implican una enorme cantidad de tiempo administrativo, a veces no dan sus frutos. Si aún tienes que gastar dinero en un consultor de subsidios, agota la ventaja financiera en muy poco tiempo y sale más / menos cero. Una regla general dice: debes solicitar solo subvenciones inferiores a 5.000 €. En el caso de subvenciones más altas, el apoyo de un experto tiene sentido y es económico: las excepciones confirman la regla.