El outsourcing, conocido también en castellano como “subcontratación, externalización, etc.”, se refiere a la contratación de servicios externos por parte de empresas.
Sin embargo, algunas empresas no conocen las miles de ventajas que le han convertido en un servicio tan demandado hoy en día. Si es tu caso, sigue leyendo, ya que nuestros amigos de Gitdoc, expertos en soluciones para empresas, nos explican todo sobre el outsourcing:
¿Para qué sirve el outsourcing?
El Outsourcing se ha dado a conocer entre las empresas como el proceso de subcontratación de determinados servicios a otra empresa externa. Así, este nos permite contratar tanto servicios profesionales como también los recursos materiales necesarios. Para muestra, un ejemplo:
1: Un negocio con equipos tecnológicos contrata servicios profesionales de informática. En este caso, la empresa está contratando el personal necesario a otra empresa externa.
2: Una organización va a realizar un proyecto y necesita material informático, software y personal especializado. En este caso, a parte del equipo profesional necesario, también se están contratando materiales y recursos.
Externalizar ciertos servicios tiene muchas ventajas para una empresa ya que, entre otras cosas, supone una reducción de costes significativa; al invertir en un esfuerzo puntual se deja como coste variable algo que hubiera podido convertirse en coste fijo.
El ahorro de tiempo y esfuerzo también son beneficios que nos aporta el outsourcing . Ahorramos al no requerir de una etapa inicial de capacitación, contamos con personal y tecnología especializada que disminuye el margen de error y, en definitiva, representa una mejora del rendimiento global de la empresa. Además, al incrementar la eficiencia de sus procesos, las empresas que subcontratan servicios gozan de una flexibilidad que les permite atender nuevas necesidades de sus clientes.
Ventajas de los servicios de Outsourcing
Para ahondar mejor en las ventajas que han hecho tan demandados este tipo de servicios tenemos:
- Se reducen los costes fijos de la empresa
La colaboración con empresas externas permite ahorrar gastos como los asociados a la inversión en infraestructuras o tecnología, o los destinados a la contratación de nuevos trabajadores que se hagan cargo de tareas que no son una función específica de la empresa.
Esto porque al no realizar estos procesos de manera interna, los costes pasan de ser fijos a variables, y solo se pagarán en el momento en que se necesiten.
- Se cuenta con personal especializado en cada una de las áreas específicas de la empresa
Al contratar personal externo según cada necesidad, garantizamos que siempre tendremos especialistas en cada una de las áreas de negocio de nuestra empresa.
- Mejora el control de costes de los servicios de la empresa
Al no tener que manejar recursos propios, el coste de los servicios va a ser siempre el mismo, y vamos a poder tener un mayor control de nuestros presupuestos.
- Acceso a las últimas tecnologías en todo momento
Las empresas de outsourcing siempre tienden a ofrecer los mejores y más novedosos recursos tecnológicos del mercado y los ponen a disposición de sus clientes; por lo que se podrá gozar de ellos sin tener que hacer la inversión en tecnología por parte de la empresa, tecnología que incluso, puede ser que no vuelva a necesitarse.
Además, también nos libran de tener que invertir en la formación de personal capacitado para manejar dicha tecnología, ya que también podemos contratar personal profesional con la misma empresa durante el tiempo que lo necesitemos.
- Dinamización de los servicios
Como no tenemos un departamento interno que realice el servicio, tenemos total flexibilidad para adaptarnos a los continuos cambios del mercado actual, eligiendo en cada ocasión las empresas con las mejores ofertas en el mercado para el servicio que buscamos.
Así, al contratar los servicios solo cuando los necesitamos, podemos adaptarnos a los cambios que se producen en el área.
- Reducción del capital invertido
Al poder contratar los materiales que necesitamos y no tenerlos que comprar, reducimos notablemente la inversión inicial.
- Mejora de la productividad
Al poder gozar de la flexibilidad y ventajas competitivas que hemos descrito en los puntos anteriores, se aumenta la productividad de la empresa, ya que le permite enfocarse en sus objetivos principales e invertir todos sus esfuerzos en el desarrollo de los mismos.
Además, a nivel de desempeño de tareas, el outsourcing permite a la empresa enfocarse principalmente en el negocio y no consumir recursos humanos y financieros en otras áreas que no son estratégicas para su actividad principal; evitando distracciones innecesarias que puedan afectar en el rendimiento.
- Mejora de los procesos de innovación
Además de impulsar la productividad, al reducir costes y tiempo en la ejecución de determinadas actividades, la empresa también comienza a disponer de más recursos para innovar y así comenzar nuevos proyectos que puedan posicionarla en un puesto clave dentro del mercado competitivo.
- Aumento de la competitividad
El resultado final al seguir una estrategia de externalización de servicios es que la empresa adopta una buena posición estratégica en un mercado competitivo y en un entorno globalizado.
Tipos de outsourcing
Las empresas pueden delegar tareas en diferentes niveles: tareas de un solo trabajador, tareas especializadas o procesos enteros. Aquí los tipos de outsourcing a los que puedes acceder:
- Off-shoring: el off-shoring o deslocalización ofrece la mayor reducción de costes posible, ya que se trata de la contratación de terceros localizados en países con mano de obra más barata.
- In-house: traducido literalmente como «dentro de casa», se refiere a que los servicios requeridos deben prestarse dentro de la organización que los contrata.
- Off-site: es cuando los servicios se realizan dentro de las instalaciones de la organización que los presta.
- Co-sourcing: en este tipo de servicios ambas partes comparten las responsabilidades y los riesgos de la prestación de servicios.
¿Cómo funciona el outsourcing?
La implementación de la externalización de servicios en una empresa debe responder a un proceso de seis pasos que garantizar su efectividad:
- Análisis: se designa un equipo encargado de la implementación que empezará por definir las áreas de la empresa que necesitan optimizarse.
- Selección: se eligen las actividades que se pueden delegar a un proveedor de servicios.
- Licitación: se hace un listado de las diferentes empresas de outsourcing especializadas en las áreas requeridas.
- Contrato: una vez elegida la empresa que más se adapte a los requerimientos se construye un documento que contendrá lo acordado por ambas partes en cuanto a obligaciones, restricciones y otros aspectos legales.
- Adaptación: en esta fase se integran los servicios debe practicarse una evaluación periódica que mida los resultados de la implementación y mejore la estructura de subcontratación de personal.
Factores a tener en cuenta antes de contratar un Outsourcing
Antes de contratar un servicio de Outsourcing hay que tener en cuenta varios factores:
- ¿El servicio a contratar en verdad es necesario?
Hay servicios de outsourcing para cualquier necesidad que puedas imaginar, incluso aquellos que se encargan de algo tan importante como la gestión de la empresa. Sin embargo, hay que evaluar si de verdad es necesario y conveniente contratar dicho servicio, ya que estás dejando lo más esencial en manos de otros y corres el riesgo que si este último comete un fallo grave, repercutirá en toda la empresa.
- ¿Tienes especialistas dentro de tu empresa que puedan realizar ese servicio?
Cuando se necesita un servicio profesional o muy específico, es difícil que una empresa tenga los recursos humanos necesarios; razón por la cual se tiende a optar por el outsourcing. Y es que es muy difícil contar con especialistas en todas las materias que estén fijos dentro de la empresa.
- ¿Qué coste va a suponer?
En la mayoría de los casos, este es uno de los puntos clave por los que se decide contratar un servicio de outsourcing. Pero en otros, más bien el coste puede ser demasiado elevado, por lo que lo mejor es que analices bien todas las necesidades a cubrir y el presupuesto necesario.
- ¿Confías en la empresa contratada?
Ya que vas a establecer una relación comercial muy estrecha con otra empresa, la confianza debe ser mutua. Para esto debe existir una excelente comunicación, sobre todo al momento de ofrecer la información necesaria para trabajar de manera eficiente.
- ¿Qué ofrecen las empresas del sector?
Por supuesto a la hora de elegir nuestra empresa de outsourcing, nos fijaremos en su experiencia anterior. Sin embargo, podemos encontrarnos con que aún no haya nadie que realice el servicio de manera externa o mediante outsourcing. Esto puede suponer solo dos cosas: o que no es eficiente, o que aún no se le haya ocurrido a nadie. Seamos realistas, normalmente suele ser la primera de las opciones.
- ¿Qué aspectos legales hay que tener en cuenta?
Los problemas legales en subcontrataciones abundan, ya que son relaciones de negocios muy delicadas, y es por esto que hay que tener un cuidado especial.
Primero recomendamos, como dijimos en un punto anterior, confiar plenamente en la empresa que estamos contratando y tener una muy buena comunicación con la misma. También, hay que definir muy bien las responsabilidades, y dejar claro el cometido de cada parte. Es la única manera de evitar posibles problemas.
