Los planes de negocio son una de esas herramientas de las que todo el mundo oye hablar, pero que no siempre se usan con el cariño y la profundidad que merecen. A veces se prepara solamente para poder presentar algo al banco o a un inversor; se guarda en un cajón y nadie lo vuelve a mirar.
Lo cierto es que, si se plantea bien, el plan de negocio puede pasar a ser un mapa de gran utilidad para poder tomar decisiones, ajustar el rumbo y comprender mejor qué es lo que realmente hace la empresa.
¿Qué es un plan de negocio y para qué vale?
Los planes de negocio, como nos dicen los profesionales de Tu plan de negocio, son documentos en los que está recogido cómo funcionará una empresa: qué es lo que quiere hacer, a quién se va a dirigir y cómo piensa que llegará a sus clientes, qué es lo que necesita para comenzar y de qué manera espera que se comporten los números. Estamos ante una fotografía del proyecto, pero también es una película que mira hacia unos años por delante.
Vale para una serie de cosas:
- Ordenar ideas que en ocasiones solo están en nuestra cabeza.
- Detección de incoherencias antes de que se ponga dinero y tiempo en marcha.
- Comunicación del proyecto a terceros
- Marcar objetos y líneas maestras para realizar el trabajo diario.
Pensemos en ello como una herramienta de trabajo y no como un requisito externo, lo que sirve de ayuda para darle el nivel de detalle y honestidad que se necesita.
Antes de escribir, se debe tener claro el propósito.
Una cosa que se debe hacer antes de abrir un documento y empezar a redactar es hacerse una serie de preguntas básicas:
- ¿Por qué existe (o va a existir) esta empresa?
- ¿Cuál es el problema que quiere resolver o qué necesidad quiere cubrir?
- ¿Quién será el cliente real, más allá de etiquetas generales?
- ¿Qué espera conseguir la persona o equipo promotor en unos años?
No hablamos de grandiosas frases inspiradoras, lo hacemos de claridad. Los planes de negocio ganan mucho cuando se apoyan en un propósito en concreto, como por ejemplo: “Ayudar a pequeñas empresas a gestionar mejor la contabilidad.
Estructura básica de un plan de negocio
Existen miles de formas para organizar un plan de negocio, pero la mayoría lo que hacen es incluir una serie de bloques comunes. Cuando los vemos ordenados, lo que ocurre es que ayuda a que no queden lagunas.
Resumen ejecutivo
Aquí estamos en la versión concentrada de todo el plan. Debe responder en unas pocas páginas:
- ¿Qué es lo que hace la empresa?
- ¿En qué mercado quiere operar?
- ¿Cuál es su propuesta de valor?
- ¿Quiénes son los promotores?
- ¿Qué es lo que se busca?
Pese a que se coloca desde el inicio, en ocasiones es mejor que se escriba al final, cuando se haya trabajado el resto de los otros apartados y se tenga una visión completa.
Descripción de la empresa
Aquí entramos algo más en detalle:
- Forma jurídica elegida
- Historial en el caso de que exista o contexto en el que nace en el caso de que sea una nueva
- Misión y valores, sin que se exagere o recargue, pero que se dé una idea del enfoque.
Dicho apartado lo que hace es ayudar al lector externo a que entienda quién se encuentra detrás y de qué manera se ha llegado a este punto.
Análisis del mercado
Este es de los bloques más importantes y de los que más cuesta rellenar con realismo. En ellos se incluye:
- Descripción del sector: tamaño, tendencias, oportunidades y barreras.
- Perfil de los clientes objetivo: edad, situación, hábitos y necesidades en concreto.
- Competencia principal: qué es lo que ofrece, qué precios son los que se manejan y cuál es la posición que tiene.
Lo que es clave aquí es no llenar páginas con datos generales, sino identificar qué afecta de verdad al proyecto. Hablamos de si se va a abrir una tienda física, es importante saber cuántos competidores cercanos existen, de qué forma trabajan y qué volumen de clientes es posible esperar en esa zona. Cuando es un servicio online, es más importante entender cómo se mueven los referentes del sector y qué es lo que valora la gente.
Propuesta de valor y modelo de negocio
En cuanto se ve el mercado, lo que hay que hacer es explicar qué es lo que aporta esta empresa y qué le hace interesante:
¿Cuál es el problema en concreto que lo soluciona mejor o de manera diferente?
¿Qué le ofrece el cliente que no encuentra igual en otro lugar?
Justo aquí es donde se detalla el modelo de negocio:
- ¿Cómo se generan los ingresos?
- ¿Cómo se estructura la relación con el cliente?
- ¿Qué canales se utilizan para llegar a él?
Se debe explicar bien este punto, evitando que el proyecto se pueda quedar en una buena idea, sin una buena forma en concreto para que se sostenga.
Plan de marketing y comercial
Este bloque responde a una pregunta importante: ¿De qué forma se va a lograr que la gente pueda conocer la empresa y se anime a comprar?
Todo ello incluye:
- Posicionamiento
- Cómo se desea que la marca se perciba.
- Estrategias de comunicación
- Acciones comerciales
No tiene que ser un calendario exhaustivo de todo un año, pero sí que nos debe dar una idea clara de qué se hará y con qué intensidad.
Plan operativo
Justo aquí es donde se aterriza el “cómo”: qué es lo que se necesita para que la empresa pueda funcionar en el día a día.
- Situación y características del sitio de trabajo. tienda, oficina o alquiler
- Procesos clave. ¿De qué forma se produce, cómo se presta dicho servicio y cómo se gestiona la atención al cliente?
- Proveedores principales y sus condiciones básicas
- Herramientas y tecnología necesarias.
Conforme más claro esté dicho apartado, más sencillo será poder detectar los puntos débiles antes de que se arranque.
Equipo y organización
Ningún plan de negocio va a estar completo sin que se habla de las personas:
- Quiénes son los promotores, su experiencia y lo que aportan.
- De qué manera se reparte el trabajo, los roles responsabilidades y las áreas.
- Quiénes son los promotores, cuál es su experiencia y qué es lo que aportan.
- ¿Cuáles son los perfiles adicionales que se van a necesitar y en qué momento?
Es habitual el hecho de subestimar dicho bloque y pensar que “ya nos organizaremos”. Estamos ante un plan honesto que reconoce qué se sabe hacer bien, qué no y qué apoyo será necesario.
Plan económico-financiero
Los números son necesarios y hay que saber:
- La inversión necesaria que vamos a necesitar en equipamiento, obra, stock, tecnología, licencias, etc.
- Gastos fijos previstos para el alquiler, sueldos, seguros y suministros.
- Ingresos esperados: estimaciones realistas, por producto o servicio, durante sus primeros años.
- Proyecciones básicas: ¿Cuándo se puede lograr el punto de equilibrio o qué margen se desea lograr? El objetivo que hay aquí no es que se acierte al céntimo, sino que se vea si el planteamiento general cuenta con sentido: si la estructura de precios y costes permite que la empresa pueda ser viable.
Un documento, sí, pero también un ejercicio mental
Más allá de su formato, un plan de negocio tiene valor como ejercicio de pensar. Esto obliga a que nos hagamos preguntas que quizá no se puedan plantear de otra forma.
Además del formato, el plan de negocio tiene valor como ejercicio de pensar.
Lo que hace es obligarnos a hacernos preguntas que no se pueden plantear de otra manera:
- ¿Suponemos que el cliente hace algo en realidad que no tiene motivos para hacer?
- ¿Damos por hecho que todo va a salir bien desde el primer mes?
- ¿Contamos con opciones si las ventas tardan más de lo previsto en arrancar?
La respuesta a estas cuestiones por escrito lo que hace es reducir la probabilidad de lanzarse sin red. No elimina los riesgos, pero ayuda a que sea más consciente y manejable.
Responder a estas cuestiones por escrito reduce la probabilidad de lanzarse sin red. No elimina el riesgo, pero ayuda a que sea más consciente y manejable.
¿Cuándo revisarlo y actualizarlo?
Entre los errores que son más comunes está preparar el negocio para un momento en concreto y no volver a abrirlo. Sin embargo, la empresa cambia, el mercado se empieza a mover y bastantes cosas que parecían claras en el papel se pueden matizar en la realidad.
Tiene sentido:
La revisión del plan pasado el primer año de actividad para poder ajustar las expectativas con datos reales.
Se debe actualizar cada vez que se planteen cambios grandes.
Utilizarlo como base para reuniones estratégicas en vez de dejarlo como un archivo olvidado.
Un plan vivo acompaña a la empresa; uno estático se convierte en una foto antigua.
El equilibrio entre el detalle y la simplicidad
Todos los proyectos precisan de contar con un plan de negocio, pero no todos precisan de contar con cien páginas. Una microempresa puede terminar trabajando con algo que sea más fácil, mientras que una compañía que esté buscando inversiones de mayor importancia, si que va a tener que detallarlo todo más.
