En las empresas la facturación es muy importante. Es un hecho que cada euro que entra debe pasar por una factura, algo vital para el negocio. Por todo ello, el software que se utilice debe ser el que sea necesario, ni más ni menos, eso sí, siempre pensando en las necesidades futuras. Vamos a conocer más sobre este tema:
Cumplimiento de las normas
Este año, al entrar en vigor la Ley Antifraude, cumplir con las normas tiene una mayor complejidad. El software que tengas deberá cumplir con lo siguiente:
- Cumplir los requisitos de facturación digital.
- Garantizar los registros inalterables que cumplan la normativa vigente.
- Actualizarse automáticamente ante las modificaciones legislativas
- Dar seguridad a la hora de usar datos empresariales y personal.
Conviene saber que no es solo un problema de buenas prácticas; estamos ante una obligación legal que tiene consecuencias reales en el caso de que no se cumpla con ella.
Cada vez hay más inspecciones y las sanciones son de lo más dolorosas para los negocios.
Un traje a medida, no uno de talla única
Como nos dicen los profesionales de ERPLoop, este programa de facturación electrónica para pymes, si tienes una empresa que es única, lo mismo serán tus necesidades en cuanto a facturación:
- Si eres autónomo o una micropyme: tienes que buscar soluciones intuitivas con las que crear facturas rápidas con el menor aprendizaje posible.
- Si son pymes en crecimiento: deberás contar con un sistema que evolucionará contigo, de tal forma que se le añadan funcionalidades según tu negocio las necesite.
- Las empresas medianas y grandes: aquí debes considerar plataformas robustas que deberán soportar muchos departamentos, sucursales y controles de acceso al detalle.
La elección de un software que sea muy complicado puede ser tan malo como la elección de uno muy básico. Uno te ahogará con funciones que no vas a usar y el segundo te dejará sin ellas cuando más las vayas a necesitar. Elegir un software demasiado complejo puede ser tan malo como elegir uno demasiado básico. El primero te ahoga en funciones que no utilizas; el segundo te deja sin opciones cuando más las necesitas.
Conectividad: tu facturación no debe ser una isla
En las empresas modernas, la información tendrá que fluir sin obstáculos. El software te debe garantizar:
- Integración con software contable para eliminar la doble entrada de datos
- Conexión con el CRM para que así se mantenga la información centralizada de los clientes.
- Sincronización con las plataformas de cobro y de pago electrónico.
- Comunicación con tu gestión de inventario para actualizar los stocks de forma automática.
- Compatible con la plataforma de comercio electrónico si vendes online.
Usabilidad: la mejor tecnología es la que se usa de verdad
Un software que sea potente, pero complejo, al final no se usará casi y generará mucha frustración en tu propio equipo.
- Deberás buscar interfaces que sean limpias e intuitivas.
- Valora la accesibilidad multiplataforma para trabajar con el depósito que sea.
- Piensa en la capacidad de personalización de las plantillas con la imagen corporativa.
- Evaluación de la calidad de la documentación y soporte que se encuentre disponible.
Automatización: libera tiempo para lo que te importe
Cada minuto que estés en tareas administrativas que puedan estar automatizadas será un minuto que no tendrás que estar dedicando a intentar que crezca tu negocio:
- Facturación recurrente para los clientes que son habituales.
- Conciliación bancaria, que lo que hace es identificar pagos y pasa a asociarlos con las facturas.
- Categorización de ingresos y gastos inteligente para hacer informes financieros.
- Informes automatizados que darán una gran visibilidad sin esfuerzo extra.
Seguridad: protección de los datos, el activo de más valor
Los datos de la empresa precisan de un alto nivel en cuanto a protección:
- Sistemas de copias automáticas y regulares de la seguridad.
- Control de accesos dependiendo de las responsabilidades y los roles.
- Cumplimiento del RGPD de forma estricta al tratar los datos personales.
- Registro al detalle de la actividad para auditar las acciones en el sistema.
El coste real: más allá del precio mensual
Una evaluación económica debe pensar en la totalidad de factores, tanto a corto como a largo plazo.
- Inversión inicial al implementar y migrar los datos.
- Costes formativos para que el equipo pueda aprovechar las funcionalidades.
- Valor del tiempo que se ahorra gracias a la automatización.
- Gastos en soporte y mantenimiento continuo.
- Costes de oportunidad cuando se trata de elegir una solución que no sea la adecuada.
Al final merece la pena pagar algo más por un software de facturación de buena calidad. Al final se recupera la inversión con los errores que se eviten y el tiempo que se ahorra.
