Para toda empresa o trabajador autónomo, la facturación es fundamental. Una buena gestión fiscal, es sinónimo de tranquilidad. Sobre todo, a la hora de rendir cuentas con hacienda. En los últimos tiempos, este aspecto suele ser noticia debido a la obligatoria implementación de un nuevo sistema requerido por la AEAT, junto con la factura electrónica. Estas dos piezas, afectan directamente a la facturación en nuestro país, por lo que hay que ponerse al día y conocer todo lo relativo a las mismas.
La factura electrónica obligatoria, sale de la Ley Crea y Crece, aunque sigue pendiente de ser aprobada y se publique el reglamento técnico pertinente. En cuanto a VeriFactu y los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, surgen del Real Decreto 1007/2023, actualizando los plazos para su implementación en el RDL 15/2025. Muchos desconocen todavía en qué consisten estos métodos de facturación, cuales son las diferencias entre ambos y cuando serán obligatorios.
Aunque ambos conceptos suenan con fuerza en el mundo empresarial y el universo de los autónomos, la confusión existente sigue siendo grande. Como funciona, las implicaciones a la hora de emitir facturas y los cambios que exigen, es algo que hay que tener claro, puesto que una vez entre en vigor su aplicación, el cambio en la facturación de las operaciones comerciales, será inmediato.
Quienes tengan negocio propio o empresas, tienen que entender que es VeriFactu y cómo funciona la factura electrónica, de manera que sepan en que medida les afecta y como adaptarse a tiempo. Con este artículo, pretendemos despejar algunas dudas sobre esta nueva regulación, para que todos aquellos afectados puedan estar preparados antes de que se cumpla el plazo. Aunque tenemos un año por delante, el tiempo pasa y no conviene dejar estos detalles para el último momento.
Factura electrónica y sus diferencias con VeriFactu
Como se puede deducir, la factura electrónica, es una factura en formato digital. Este formato tiene validez legal siempre y cuando se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Los entendidos en estas cuestiones de Everigit, capaces de convertir la gestión documental en una ventaja competitiva, nos explican algunos aspectos sobre la facturación electrónica. Indicando que lo relevante no es que exista, puesto que este tipo de factura existe hace años, sino la obligación B2B en el sector privado, impulsada por la citada Ley Crea y Crece 18/2022. Dicha ley, extiende el uso de la factura electrónica a empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales.
Una de sus claves es que la obligación práctica, depende del reglamento: los requisitos técnicos, los formatos, las plataforma o solución pública, el estado de las facturas, etc. Pero el desarrollo de la normativo, sigue sin estar publicado como reglamento definitivo en el BOE. En cambio, existe un proyecto del Real Decreto en el que se describen los requisitos técnicos y el esquema del propio sistema en la web correspondiente. De manera que cualquier fecha cerrada, debe tratarse como pendiente de publicación o de reglamento.
Aunque en apariencia se parezca a VeriFactu, ambas conllevan digitalización, software y control, no son lo mismo. En primer lugar, Verifactu pretende asegurar que los sistemas de facturación, proporcionen registros trazables y verificables. La factura electrónica, busca la digitalización de la facturación entre empresas y autónomos y estandarizar el intercambio.
La fecha de VeriFactu ya es oficial y se fija en el BOE para mediados del próximo año, en tanto que la factura electrónica, sigue sin tener fecha definitiva. En el ámbito de VeriFactu, la Agencia Tributaria, explica la incorporación del código QR y, si procede, la expresión “VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”. Estas expresiones serán obligatorias si se opta por VERI*FACTU.
Sobre las herramientas disponibles para su aplicación, la factura electrónica, contempla en el borrador del reglamento, la arquitectura y requisitos técnicos del sistema, pero no se puede dar por cerrado hasta que el borrador sea definitivo y se publique. En cuanto a VeriFactu, se puede cumplir con el mismo, utilizando software de pago o una app gratuita proporcionada por la AEAT.
En resumen, la factura electrónica, alude a como deben intercambiarse las facturas entre las empresas y los trabajadores autónomos. VeriFactu, es como debe funcionar el sistema que emite las facturas.
Puesto que VeriFactu es inminente y su aplicación ya está en marcha, vamos a adentrarnos un poco más en esta aplicación o software de facturación que, va a ser compañero de fatigas de los encargados de la fiscalidad de las empresas y negocios y los autónomos.
Un poco de VeriFactu para entrar en materia
VeriFactu es un nuevo sistema que impulsa la Agencia Tributaria, haciendo gala de su tradicional, hacienda somos todos. El objetivo es mejorar la transparencia fiscal y reducir el fraude en todo lo relativo a la facturación. Su funcionamiento esta basado en la transmisión automática de los registros de facturación a la administración, en el mismo instante en el que son emitidas. Sin que exista necesidad de una intervención manual por parte de quien la emite.
Al contrario de lo que la mayoría cree, no es lo mismo que la factura electrónica, como ya hemos explicado. Mientras que esta última es un sistema de facturación completo, VeriFactu, es un sistema de control por parte de la Agencia Tributaria. Este control, consiste en el envío inmediato y en tiempo real, de las facturas, hacienda las registra y las aprueba.
De manera que supone un gran cambio y de extrema importancia, en la forma en que empresas y autónomos, gestionan su facturación. No se trata de una mera digitalización de documentos, se trata de garantizar que cada una de las facturas que se emiten, queda registrada de forma que no se pueda alterar y se envía a la Agencia Tributaria directamente.
La entrada en vigor de este sistema, esta claramente definido y, una vez pasen las fechas, no se podrá seguir utilizando un programa de facturación que no cumpla con la normativa. Las fechas clave son: el pasado veintinueve de julio, cuando los programas de facturación debían estar adaptados; el uno de enero del próximo año, uso obligatorio para empresas; y uno de julio del año que viene, cuando será obligatorio para los autónomos.
Como sabemos porque lo estamos diciendo, VeriFactu y Agencia Tributaria, tienen una relación de lo más estrecha. La Agencia Tributaria, ofrece una aplicación web gratuita dentro de este marco. Lo que sucede es que se trata de una herramienta con un alcance básico. Solo resulta de utilidad para quienes facturan de forma esporádica y no a diario. Su acceso es únicamente desde la Sede Electrónica y no cuenta con app móvil. Tampoco facilita automatizaciones, ni emite ticket o factura simplificada. El stock no lo gestiona y, preparar cada documento lleva su tiempo, por lo que restaurantes, comercios o negocios con facturación diaria, pueden olvidarse de su existencia.
La obligatoriedad de este sistema, no ha hecho otra cosa que generar confusión entre autónomos y empresarios. Si se utiliza un software de facturación, existe la obligación de acogerse a una modalidad: “Si VeriFactu” o “No VeriFactu”. La confusión se produce porque se cree que la segunda opción, implica estar fuera del sistema. Sin embargo, no es más que una modalidad alternativa.
Con la entrada en vigor de VeriFactu, autónomos y empresas deben decidir si adoptan o no el envío automático de las facturas a Hacienda. Lo que supone Si VeriFactu o, por el contrario, enviarlas cuando lo requiera la propia AEAT con el No VeriFactu.
En el primer caso, el envío es inmediato y en tiempo real, demuestra mayor voluntad de transparencia y menor riesgo de inspección, las facturas son verificables en la sede y visibles para los clientes con QR y la conservación de los registros recae sobre la Agencia Tributaria, despreocupando al empresario del archivo.
La segunda opción, permite que el envío de las facturas se lleve a cabo cuando sea requerido, supone mayor posibilidad de sufrir una inspección, las facturas no son verificables en la AEAT ni visibles para los clientes y conservar los registros es responsabilidad del empresario y su programa de facturación.
El objetivo de la implementación de este sistema, no es otro que luchar contra el fraude fiscal, proporcionando a la Administración, mayor capacidad y poder de control sobre las facturas emitidas por los empresarios y profesionales. Al mismo tiempo, pretende reforzar la confianza de los consumidores, asegurándoles que cada operación, se desarrolla dentro de la legalidad y se elimina cualquier sospecha de que exista fraude. El receptor de la factura, puede verificar la emisión de la misma a Hacienda.
Aunque cabe pensar que la que mayor beneficio saca es la propia Agencia Tributaria, puesto que tendrá en su poder toda la información digitalizada. Esto facilitará tareas como las inspecciones y comprobaciones a los contribuyentes. No obstante, los emisores obtendrán algunas ventajas como garantizar la calidad de su facturación, optimizar su relación con Hacienda, aumentar la confianza de los clientes, favorecer la digitalización de la empresa y simplificar la contabilidad. Siendo esto último lo mas importante, sin lugar a dudas.
Para concluir, podemos avanzar que, utilizar VeriFactu, prepara para la inconclusa implementación de la factura electrónica. Y, podíamos añadir mucho más, pero lo dejamos aquí. Demasiada información, puede saturar las neuronas.
